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Cómo mejorar la comunicación en equipos virtuales y no morir en el intento



A medida que proliferan las tecnologías de colaboración, es fácil suponer que las herramientas más sofisticadas proveerán una comunicación virtual más eficaz. Sin embargo, todo depende de cómo se usen estas tecnologías, no de las tecnologías en sí mismas; pero ¿cómo tener la certeza de que contamos con las habilidades necesarias para que dicha comunicación sea exitosa?


En este análisis, habrá que estar seguros de que la tecnología se ajusta a la tarea a realizar, dejar claras las intenciones de la comunicación, mantener la sincronía entre colaboradores, mostrar receptividad, comprensión y ser abiertos e inclusivos.


Al analizar la experiencia de equipos virtuales y el nivel de soporte tecnológico disponible, es importante no cargar la balanza solo a la tecnología, también tiene que reflejarse el trabajo de los líderes en la calidad de los resultados, si se completaron las tareas a tiempo, si la actitud colaborativa de las personas que integran el equipo fue productiva y si se cumplieron o se excedieron las metas. Estos puntos de análisis podrían parecer básicos y por lo mismo suelen pasarse por alto. Cuando los equipos se informan sobre estas sencillas estrategias y toman medidas para implementarlas, superan a los equipos que no lo hacen.


1. Ajustar la tecnología a la tarea a realizar

Los equipos tienen muchas tecnologías de comunicación a su disposición, que van desde correos electrónicos hasta conferencias en línea y videollamadas. Las personas utilizan las herramientas que les resultan más convenientes, pero algunas tecnologías se adaptan mejor a determinadas tareas que otras, elegir la incorrecta puede generar ineficiencias. Las herramientas de comunicación difieren en varias dimensiones, como la riqueza de la información (o la capacidad de transferir señales no verbales y de otro tipo que ayudan a las personas a interpretar el mensaje) y el nivel de interacción en tiempo real. Las tareas de comunicación también varían en complejidad, dependiendo de la necesidad de reconciliar diferentes puntos de vista, dar y recibir retroalimentación, o evitar los malentendidos. El propósito de la comunicación debe determinar el mecanismo de entrega. Evita tratar de resolver problemas interpersonales (decirles a otros que cometieron errores, que no se esfuerzan lo suficiente o que molestaron a alguien más) por correo electrónico o chat; opta por medios más “cercanos” para sondear territorios sensibles. En resumen, cuanto más compleja sea la tarea, la herramienta deberá parecerse más a la comunicación en persona; incluso, a veces, reunirse cara a cara (si es posible) es la mejor opción.

2. Dejar claras las intenciones

3. Mantén la sincronía del equipo

4. Respeta y haz respetar la “Regla de oro” de la productividad

5. Muestra receptividad y comprensión con tus compañeros

6. Sé abierto e inclusivo



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