¿Cómo escribir un correo electrónico formal?

El correo electrónico es un canal más de comunicación cuyo éxito comunicativo dependerá de lo claro, preciso, sencillo, directo y contundente que sea el formato (presentación) y sobre todo en la redacción. Hace algunos años, la base del proceso comunicativo era: Emisor, mensaje, canal y receptor; pero cada vez más, cobran mayor importancia dos factores clave, el contexto y los códigos, que en el caso de un correo institucional hacen referencia a la formalidad y seriedad del mensaje.

En este orden de ideas, enumeraré los aspectos que desde mi punto de vista se deben tener presentes si deseamos que el mensaje llegue al remitente de acuerdo con la intencionalidad de este.

1. Asegúrate de que, en la plantilla del correo, la tipografía institucional que estés utilizando sea la convenida. (Ejemplo: Times New Roman, 12 puntos, color negro).

2. En el Asunto, escribir máximo unas siete palabras que resuman de manera breve y precisa el propósito del correo electrónico.

3. Al disponerte a escribir el correo, lo primero es enunciar al remitente, abre con una impresión fuerte y positiva.

Un ejemplo puede ser:

Estimado contador, Javier Rodríguez:

(Es importante después del saludo y antes del nombre poner una coma, la cual funciona como un vocativo, que nos indica que nos dirigimos al interlocutor. Después del nombre van dos puntos, nunca punto y coma, este signo tiene otros usos).

Si conoces el cargo que ostenta, no está por demás enunciarlo.

4. Saludo. Con el saludo le estás demostrando que, sobre cualquier asunto, lo importante es la persona.

5. Después del saludo se enuncia el asunto: En este primer párrafo debemos responder al qué (el propósito) con una breve introducción que refiera algún antecedente o si es un asunto nuevo, enunciar el contexto.

6. El cuerpo del correo. Uno de los aspectos fundamentales es respetar el tiempo del destinatario, sé conciso, si es posible que no exceda de dos o tres párrafos cortos. Debes tener clara la intención del mensaje: informar, explicar, argumentar, etc. Si es que se necesitara más información, inclúyela en un archivo adjunto u ofrece más información, si es que se está interesado.

7. Al igual que un saludo inicial, debes incluir un cierre formal.

8. Es fundamental que revises con detenimiento tu despedida corporativa, que esté actualizada y sin ninguna imprecisión.

9. Ten en cuenta que el cuidado que pongas en la ortografía y redacción del mensaje será la puerta que abra la posibilidad del diálogo o la que lo cierre, mostrando una imagen que tal vez no sea la más adecuada o la que te gustaría que tuviera tu cliente de ti.

10. Y siempre, siempre, siempre, dale una última leída al correo antes de enviarlo, consciente de que el único sentido usará tu interlocutor será la vista. En esa última lectura que le des, hazlo como si fueras esa persona a quien se lo diriges, quien no tiene la información con la que tú ya cuentas.